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学校档案管理存在的问题及整改措施

2020-09-24 17:48 肖明 今日文教周刊
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山东省邹城市第六中学 肖明 

      摘要:现阶段传统手工的档案管理模式已经不能适应现今时代快速发展的步伐,实现档案管理现代化势在必行。诸多问题的存在制约着档案管理的现代化发展:档案管理意识淡薄、工作不重视;档案管理观念落后、操作不规范;档案管理设备奇缺、资金不到位;档案管理人员素养偏低、学习不积极。
      关键词:档案管理  问题  整改措施

      在现代档案管理中,人们谈论较多的是常规的档案管理方法与理念,但伴随着信息时代的到来,无论在现代社会活动还是个人生活中,大量的资料通过各种途径传递到个人手中,因此使用最为方便地当数电子信息类档案资料了。因此,现阶段传统手工的档案管理模式已经不能适应现今时代快速发展的步伐,实现档案管理现代化势在必行。然而,诸多问题的存在制约着档案管理的现代化发展:档案管理意识淡薄、工作不重视;档案管理观念落后、操作不规范;档案管理设备奇缺、资金不到位;档案管理人员素养偏低、学习不积极.……现阶段大多数单位对档案管理工作观念落后,操作不够规范,没有建立一个相对健全和完善的管理制度。观念的落后严重的制约着档案管理的价值体现。在许多单位,档案管理人员在档案的收集整理过程中存在诸多不完整、不规范的问题,使得很多归档材料不齐全、不合格。现阶段还有许多单位的档案管理以传统的手工管理模式为主,譬如档案的收集、整理、编目等工序几十年来仍上承下效,没跟上时代的节拍,致使档案管理质量较低,查找困难效率低下。
      下面,我就从几个方面阐述我的观点。
      一、目前档案管理工作存在的问题
      尽管现代科技的发展为档案工作的优质、快速、全面提供了客观的条件,然而,不容否认还有一些单位的档案管理工作仍处于比较低的层次,仅仅是单纯地、被动地记录,档案的种种功效没有被开发和利用。目前,档案工作存在的问题主要体现在以下几方面:
      1、档案意识薄弱。自我从事档案工作以来,工作缘故接触了许多同行。他们大多兢兢业业、尽职尽责,然而也有一些人员大局观念不强,意识狭窄,责任心不强,他们认为档案工作只是档案部门的事,不能将其与学校发展及各项建设密切结合起来,不能把工作业务与自身建设和发展紧密结合起来。众所周知:档案保护工作是为学校各项工作服务的。然而由于学校工作存在陈旧观念,过分强调为教育教学服务,在一定程度上导致了保护档案意识的薄弱,表现在实际行动上就是对档案工作抓得不紧,管得不严,对档案资料疏于整理和保护。
      2、管理混乱、不规范。主要体现在对档案资料的收集、整理、录入不规范,文书制作格式归档不统一,就比如我在刚介入档案工作时,发现对于文书档案的永久、30年、10年保管期限因为理解不清,收集较为混乱、归档目录同保管期限不符,究其原因在于没有形成完整的档案利用和管理体系。
      教师业务档案归类也存在收录混乱,且自觉、主动交个人材料散漫等问题。一系列的混乱,多次的催缴,使得我在整理、查阅、检查档案造成诸多的困难。
      3、立卷工作不规范。在收集本单位自制档案资料的过程中,我就有时遇到各部门不给予配合、推三阻四的情况,收集资料时也有时是往返数十次,终究无法收集齐全资料,这说明在档案管理工作中许多人档案意识薄弱。
       4、档案存放不合理,保护不当。如果各类档案排列顺序、编号混乱,就会给档案查阅和利用等工作带来很大的困难;对电子文档,如光盘、软盘等介质档案保护措施不当,还会造成重要档案数据丢失或机密档案泄露的严重情况。
       5、业务人员素质普遍低下,思想僵化。长期以来,有的学校档案室是“养成过渡”“干部晋级”的好去处,又是“贵妇人”和老、弱、病、残人员的“养尊处优”之地。许多人安于现状,不思进取。再者,专职档案人员大多是“半路出家”,个别档案人员对计算机操作、运用缺乏专业知识的理念功底,又缺乏学术研究、史料研究等。这与现在档案管理工作的信息化的具体要求相距甚远。
      二、经过这多年我工作的反思、总结,进一步阐述我今后力争的整改措施,敬请批评指正。
      1、领导重视是关键。各单位的一把手应该是“领头羊”,应该是第一责任人,只有领导的档案管理意识建立了,下面各部门负责人才会引起重视,在收集本部门的资料时才会快捷、全面、规范。加强领导责任制,实行领导一把手负责制,确定档案工作的主管领导和档案机构责任人,并把档案法规学习教育贯穿在学习的始终,时刻贯穿“档案就在你身边”,牢固树立“学习档案法规,利国利民利己”的思想,应该经常组织全体教职工学习档案法规、树立人人是档案保护的主人翁意识,在单位掀起学习热潮,达到“知档案、用档案”的高潮。坚决防止和克服松懈、侥幸心理,确保档案管理井然有序。
      2、提高专职档案人员的业务素质。一个优秀的档案员,是单位档案管理及保护工作的核心。配备一个业务精、文化高、政治素质好、保密意识强的档案管理员,是必须且必要的。在干好工作的同时就要首先清楚自己所处的位置,清楚自己所具备的职责和应尽的责任。摆正位置,严格遵守职责。只有把位置任准,把职责搞清,从小事做起,踏实做事、诚实做人,克服各种困难,脚踏实地工作,才能做好本职工作。
为了提高档案管理工作人员的业务水平,要定期对员工进行培训,提升管理人员的业务水平和实操能力,而且应定期开展档案管理交流会,让工作人员之间相互交流工作经验和管理经验,取长补短提高工作效率。要建立长效的约束、激励机制使档案管理人员产生紧迫感,才能积极地学习,努力更新知识,提高业务水平和能力。提高档案人员技术管理的素质,这就要求档案管理人员既要有良好的职业素养又要有高度的工作责任感和求真务实的工作态度,还要有扎实的专业理论知识、计算机技术能力,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法的基本技能。档案管理工作既复杂繁冗又简单枯燥,难以激发人的积极性,这更要求档案管理人员对本职工作重要性有充分的理性认识,明确工作目标,兢兢业业地做好工作。
      3、建立健全各项规章制度。把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中,把档案工作作为单位管理的一项重要的内容纳入年度目标,与学校其它工作同部署、同组织、同考核。同时,配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员,建立档案管理工作网络,形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助共抓的四级档案管理网络。
      为进一步加强档案管理制度建设,规范学校的文书档案管理,强化制定《档案管理办法》及有关规章制度等,明确了档案工作职责和任务,以及归档范围及整理要求,使各部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依,同时,制定《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度,并纳入学校的岗位责任制,充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
      4、加大宣传教育,全员重视档案工作。加强宣传工作力度,提高全员档案意识。人人树立这种意识:“档案管理服务于教育教学”,加大资金投入,强化档案现代化管理。进一步加强档案现代化管理,有效发挥档案的信息功能,做好各项基础工作,加强档案的规范化管理,不断提高档案管理的现代化水平,充分发挥档案的作用,全方位为学校教学和科研服务。

【参考文献】
[1]徐霞霞.中小学档案管理工作存在的问题及应对措施[J].课程教育研究,2016,16(014):28.
[2] 孙清云.新形势下如何提高学校档案管理工作水平[J].内蒙古科技与经济,2017(05)
[3] 蒋世利.浅析如何做好中小学学校档案管理工作的信息化[J].科教导刊:电子版,

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