浅谈档案数字化建设

      信息技术的高速发展和推广应用给档案事业带来了新的契机，也给档案工作带来了新的研究课题——这就是档案数字化建设。档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。
      首先，我们应充分认识到档案数字化建设的紧迫性。
      一、档案数字化可改善档案管理工作。
只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
       二、形势发展的需求
       21世纪是信息化的时代，档案载体的更新换代迫切要求档案数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案工作提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案的数字化。目前，档案的保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
       三、社会的强烈需求
       当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加。如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的，要查阅婚姻档案十分不便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解某地的整体情况，才敢于投资，那么要了解的详细内容恰恰只有档案管理部门才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
 其次，我们应充分认识到档案数字化建设的内容。
       一、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
       目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
        二、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平 
        档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
        三、有重点地抓好数据库建设
       开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践，笔者认为建设数据库经验中最主要的有：1.领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；2.面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；3.突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高。
                                                                                （作者单位：山西省文水县人事局）