浅谈干部人事档案的管理
2013-03-30 17:36 科技信息报、今日文教 2013.3.25 14版 文/李雪茹
关键词：干部人事档案 管理
摘要：本文根据干部人事档案目前管理和利用的现状，系统的分析了所存在的问题，提出了相应的解决办法，从而更好的发挥干部人事档案的资源优势。
一、干部人事档案的重要性
干部人事档案详细的记载了干部的学习经历、培训情况、思想状况、工作经历、业务能力、奖惩情况和党团组织建设中的情况。它是实践活动的产物，既服务于当事人，又服务于组织人事部门，是人事管理的重要组成部分，对于提拔和考察干部有非常重大的意义 。
二、干部人事档案管理目前存在的问题
1.人事档案管理的硬件不足。由于办公条件的局限，大多数档案室没有将办公室、查借阅室和库房分开，也没有配备铁门铁窗铁柜，更没有配备排气扇、灭火器、防紫外线窗帘、温湿度计、加湿器和防虫药等硬性设备。
2.管档队伍人员少，素质不高。由于档案室权小责任大，很少有专职的管档人员。加上领导的不重视，所以直接导致管档人员的积极性不高。同时流动性也比较大，临时人员现象严重。没有受过专业培训，只是因为达标验收临时抽调，没有做到真正意义上的门清。
3.入档材料不规范，填写内容不一致。干部人事档案总共分为十大类。一类为履历；三类为考核；五类为政审材料。其中，这几类材料纸张大部分为16K，符合要求。而其余的四类入学材料、六类党团建设、七八类的奖惩、九类的调资以及十类的其他材料，诸如体检表、录取通知书、报到证等，纸张大写均不一致。这给档案的规范整理带来了麻烦。
这十类表格中，填写不一致的问题也屡见不鲜。三龄两历一身份（年龄、工龄、党龄、学历、经历、身份）记载多样，个别干部“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。
4.档案材料缺失。部分干部档案中只有学历材料，参工后的经历档案中几乎无体现；企业改制后的员工档案，1999年后几乎从未调资；奖惩情况也缺失严重。
5.信息化管理还不够完善。目前干部人事档案的服务功能还不够完善；管理中只是传统的模式，记录在册，即使有使用计算机，但是离正规化管理远远不够。
三、解决的措施和办法
1.为人事档案管理工作提供必要的物质条件。办公场所的解决是头等大事，只有将办公室、查借阅室和库房分开，才能使档案的管理更加有序。单位负责人和分管领导应积极与相关部门协调，改善人事档案工作地的基础设施。将档案室的硬性需要列入单位预算中，保证档案室日常工作的正常运行。
2.领导重视，对管档人员实行培训。管档人员的流动性大和素质不高，很大一部分原因取决于领导对待档案管理工作的态度。首先，领导应从意识上认识到干部人事档案管理的重要性，坚决克服那种干部档案工作可有可无的错误思想。在工作上关心管档人员，经常听取档案室的汇报，积极解决问题。让其享受和其他科室人员一样的待遇。
管档人员上岗前实行培训，使其对工作有明确的认识。定期举行学习政策和相关文件的座谈会。让大家紧跟当前干部人事档案新政策的脚步。
3.确保档案管理规范。在收集零散材料的归档过程中,坚持做到“三勤”,即嘴勤、腿勤、手勤,只有收集齐全干部档案材料,才能不断充实干部档案内容,为领导决策提供可靠的原始依据，避免用人失误。同时,坚持“标准化”整理装订干部档案,在整理过程中,材料鉴别归类力求准、材料加工力求精、材料切订力求好、材料入库力求严，确保干部档案规范化管理工作落到实处。
4.加强信息化管理。将计算机的强大功能有帮助性的利用到干部人事档案的管理中，对人事档案实行动态化管理和维护，加快工作效率，解放管档人员，使其有更多的时间专注档案管理工作的其他方面。
（作者单位：山西省文水县人社局）
参考文献：
（1）王云庆 苗壮 《现代档案管理学》青岛：青岛出版社 2002年220
（2）刘辉 对人事档案管理模式变革的探讨 维普资讯网《黑龙江国土资源》第六期2010
（3）张丽娟 干部人事档案目标管理达标工作经验与探讨[J].中国科技信息，2006，（1）
摘要：本文根据干部人事档案目前管理和利用的现状，系统的分析了所存在的问题，提出了相应的解决办法，从而更好的发挥干部人事档案的资源优势。
一、干部人事档案的重要性
干部人事档案详细的记载了干部的学习经历、培训情况、思想状况、工作经历、业务能力、奖惩情况和党团组织建设中的情况。它是实践活动的产物，既服务于当事人，又服务于组织人事部门，是人事管理的重要组成部分，对于提拔和考察干部有非常重大的意义 。
二、干部人事档案管理目前存在的问题
1.人事档案管理的硬件不足。由于办公条件的局限，大多数档案室没有将办公室、查借阅室和库房分开，也没有配备铁门铁窗铁柜，更没有配备排气扇、灭火器、防紫外线窗帘、温湿度计、加湿器和防虫药等硬性设备。
2.管档队伍人员少，素质不高。由于档案室权小责任大，很少有专职的管档人员。加上领导的不重视，所以直接导致管档人员的积极性不高。同时流动性也比较大，临时人员现象严重。没有受过专业培训，只是因为达标验收临时抽调，没有做到真正意义上的门清。
3.入档材料不规范，填写内容不一致。干部人事档案总共分为十大类。一类为履历；三类为考核；五类为政审材料。其中，这几类材料纸张大部分为16K，符合要求。而其余的四类入学材料、六类党团建设、七八类的奖惩、九类的调资以及十类的其他材料，诸如体检表、录取通知书、报到证等，纸张大写均不一致。这给档案的规范整理带来了麻烦。
这十类表格中，填写不一致的问题也屡见不鲜。三龄两历一身份（年龄、工龄、党龄、学历、经历、身份）记载多样，个别干部“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。
4.档案材料缺失。部分干部档案中只有学历材料，参工后的经历档案中几乎无体现；企业改制后的员工档案，1999年后几乎从未调资；奖惩情况也缺失严重。
5.信息化管理还不够完善。目前干部人事档案的服务功能还不够完善；管理中只是传统的模式，记录在册，即使有使用计算机，但是离正规化管理远远不够。
三、解决的措施和办法
1.为人事档案管理工作提供必要的物质条件。办公场所的解决是头等大事，只有将办公室、查借阅室和库房分开，才能使档案的管理更加有序。单位负责人和分管领导应积极与相关部门协调，改善人事档案工作地的基础设施。将档案室的硬性需要列入单位预算中，保证档案室日常工作的正常运行。
2.领导重视，对管档人员实行培训。管档人员的流动性大和素质不高，很大一部分原因取决于领导对待档案管理工作的态度。首先，领导应从意识上认识到干部人事档案管理的重要性，坚决克服那种干部档案工作可有可无的错误思想。在工作上关心管档人员，经常听取档案室的汇报，积极解决问题。让其享受和其他科室人员一样的待遇。
管档人员上岗前实行培训，使其对工作有明确的认识。定期举行学习政策和相关文件的座谈会。让大家紧跟当前干部人事档案新政策的脚步。
3.确保档案管理规范。在收集零散材料的归档过程中,坚持做到“三勤”,即嘴勤、腿勤、手勤,只有收集齐全干部档案材料,才能不断充实干部档案内容,为领导决策提供可靠的原始依据，避免用人失误。同时,坚持“标准化”整理装订干部档案,在整理过程中,材料鉴别归类力求准、材料加工力求精、材料切订力求好、材料入库力求严，确保干部档案规范化管理工作落到实处。
4.加强信息化管理。将计算机的强大功能有帮助性的利用到干部人事档案的管理中，对人事档案实行动态化管理和维护，加快工作效率，解放管档人员，使其有更多的时间专注档案管理工作的其他方面。
（作者单位：山西省文水县人社局）
参考文献：
（1）王云庆 苗壮 《现代档案管理学》青岛：青岛出版社 2002年220
（2）刘辉 对人事档案管理模式变革的探讨 维普资讯网《黑龙江国土资源》第六期2010
（3）张丽娟 干部人事档案目标管理达标工作经验与探讨[J].中国科技信息，2006，（1）