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山西省文水县经济和信息化局      武晓艳

档案是历史的真实记录。随着社会的发展，信息技术的进步，把档案看成文件库的传统认识正在被记忆库的认识所取代。对于事业单位来说，档案管理是整个行政事业单位协调、有序、高效运行的有效保证，对推动单位自身的科学发展，促进社会精神文明建设、维护人民群众的正当权益起着越来越重要的作用。

    一、事业单位档案管理工作的现状。

（一）事业单位工作人员对档案工作的重要性认识不够。

长期以来，事业单位的工作人员对档案工作的认识存在误区。首先，是单位的领导忽视档案管理工作，认为档案工作不能产生直接的经济效益，上级部门在年度和任期考核中也没有把档案工作纳入重要的考核范围，所以在档案日常管理等方面未给予足够的重视与监管。其次是事业单位的一些档案工作人员自身的责任心不强。在档案的整理与管理工作中没有做到尽职尽责，以为只要不丢失、不泄密即可，使得档案工作严重搁浅。

（二）事业单位的档案管理配备的人力、物力资源不够。

当前的事业单位在进行人事档案管理时仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能和自身能力的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机，在调阅档案和资料检索时，仍习惯于手工操作。

二、新形势下的档案管理工作。

随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。做好档案工作，不再仅仅是保持档案资料的齐全和安全，更要做到资料的完整性，管理的规范性，利用的有效性。新形势下如何做好档案管理工作，给档案管理工作提出了更高的要求。档案作为信息社会众多信息源中最基础的部分，在当今世界科学技术突飞猛进，特别是网络技术高速发展的时代，更应大胆采用新技术，适应时代的发展，否则就会被时代所淘汰。

三、新形势下事业单位应实现档案管理的信息化

（一）事业单位应加强对档案管理重要性的认识

档案对于任何一个组织或单位都是必不可少的资源，档案内部收集到的信息数据对一个组织发展有着很大的促进作用。档案管理工作应引起事业单位的足够重视，这样才能为单位内部的信息资源利用提供方便。单位领导应重视档案管理工作，虽然它不是绩效考核的指标，但档案管理关系到单位以后长远的发展，而且档案工作涉及到单位的每个人，关系到个人的切身利益，应引起每个人的重视。档案管理者要爱岗敬业，使领导满意自己的工作，要增强服务意识。

（二）事业单位实现档案管理信息化的意义

所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以提升档案管理的办事效率，促进档案管理工作的有序进行。随着信息化档案管理模式的运行，其对于事业单位工作的促进作用更为显著，以人事档案管理为例，其在管理期间需顾及到各方面的内容，例：职工入职、退休、调动等，为了准确统计，动态了解这些情况，则需要先“归档”后才能查询，在这一处理过程中融合计算机技术，可以将档案资料的详细情况体现出来，从而保证各项档案管理工作有序进行，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。

（三）事业单位档案管理信息化的策略

1、制定事业单位的档案管理信息化的总体规划
　　在档案管理信息化的总体规划制定之时，应服从服务于事业单位发展的战略。在分析事业单位自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。

2、建立起一个实用的档案信息网站
　　档案网站是事业单位的档案部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是档案信息化的主要目的，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。

在档案的信息化建设之中，应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和系统效益。

3、逐渐实现档案管理的信息资源的数字化

档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上发布，以提供服务。馆藏档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字档案馆也不意味着传统的档案馆要消亡，两者应长期共存，相互补充。

　　对事业单位的档案进行数字化管理是当前科技与社会发展的必然要求。各个事业单位要重视其档案管理，根据实际情况制定出一个档案数字化管理的总体规划，建设好自己的档案信息网站，使档案信息化符合国内外的标准，并不断提高档案管理人员的素质，不断提高工作效率，适应时代发展。