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山西省文水县武午学校  樊丽华

学校在教学过程中形成各种文字材料，除一部分没有保存价值外，余下的保存下来的文字材料形成档案。主要由文书档案、教学档案、声响档案、照片档案等组成。档案是学校的重要财富，档案工作是学校工作的一部分，学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，对于学校提高教学质量，深化教学改革具有重要的意义。学校的档案管理总体来说，分为两部分，一是档案的管理者；二是档案的内容。现就学校档案的综合管理问题进行探讨。

一、 学校档案综合管理的重要性。

学校档案的综合管理就是将学校的各部门.各种档案看成一个整体集中进行管理。它具有以下几方面的         益处：

1、学校档案的综合管理可以将学校的重要档案集中起来统一保管，统一管理，使学校的档案集中起来，防止遗漏，从而使学校的档案的信息全面、完整。现在一些学校普遍对自己档案的重要性认识不足，平时疏于集中保管，到了用的时候才东找西找，严重影响工作的正常运转。

    2、学校档案的综合管理可以使本校的档案规范、标准，便于利用。学校各科、室的档案集中起来统一管理，既可以节约空间，又可以实行统一的标准，统一的格式，统一的规章制度，以提高利用的效率。

二、学校档案的综合管理的方法

为了加强我校档案工作的业务建设，提高档案管理水平，适应日益发展和管理现代化的需要，提高学校档案综合管理水平充分发挥档案的作用，更好地为教育、教学、科研和管理服务，维护学校历史面貌，结合本校的实际情况，制定本办法。

1、健全统一的领导机构，实行专人负责。

由一名校领导组建一个校档案管理组，根据《中华人民共和国档案法》“集中统一管理”的原则，对档案综合管理工作逐步做到“三纳入”，既纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关部门的职责范围和有关人员岗位现任制，使档案工作实现统一领导、统一制度、统一保管和开发利用。各科、室在教学过程中，形成档案及时集中起来，送还档案室，这样就可以防止档案的流失，增强档案的利用价值。

2、实行规范的档案管理制度。

学校的各科、室形成的档案，根据上级部门的要求和档案管理的特殊性，健全各类规章制度。只有制度健全，才能使档案的管理走上正规化、标准化的轨道。

（1）把所有原先不分保管年限的各级各类文件以年度为单位分为永久、长期、短期三类进行归档装订。要剔除一些无用的文件，取其精华才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步。 

（2）把所有的那些内容混杂的教学管理类材料，进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。以学年为单位，按问题排列分为永久、长期、短期三类进行归档装订。 

　 （3）基建类、设备类、照片类从文书档案中抽出单独编目录号。在著录时要统一规范题名，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

（4）完善和充实教师业务类、特种载体类，学校在教学过程中形成的档案。既包括学校在教学过程中的常规信息，又包括教师在教学过程中形成的值得借鉴的教学心得，对于这些信息要求教师把应归档的证书，各类评比、比赛中获奖的荣誉证书复印件上交，以文书的形式保存下来 ，既可以有效的保证正常进行教学，又可以促进教学。

3、扩大学校档案门类的收藏。

从原来的三大类到目前的九大类：党群类，行政类，教学管理类，学生学籍类，教师业务类，基建类，设备类，会计类，特种载体类。 

4、利用现代技术，提高档案的管理水平。

    档案管理实现技术现代化，信息技术的应用，为档案高水平管理提供许多便利条件，采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃，是档案管理工作尽快达到规范化、标准化的要求。加强档案的信息资源利用，以最大的限 度促进教学。

   总之，建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于提高教育教学质量。对学校行政管理、教学科研等各项工作的发展具有积极的作用。各级各单位要在搞好学习、宣传活动的基础上，扎实推进档案法制化建设，把档案工作提高到一个新的水平。

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